Como simplificar a entrada de documentos fiscais

out 20, 2021

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O Brasil é um país que possui muitas complexidades fiscais. São milhares de leis, regulamentos, diretrizes e decretos que os contribuintes precisam se adequar para garantir a conformidade de sua corporação.

Estar em conformidade com o fisco evita dores de cabeça e até mesmo prejuízos decorrentes de autuações, por esse motivo é importante estar atento ao que prevê a legislação tributária e fiscal.

Nesse artigo, vamos abordar uma operação em específico que, além de representar um dos objetos de auditoria do fisco, também pode trazer alto custo operacional para a empresa caso não seja realizado de maneira adequada. Estamos falando da entrada de documentos fiscais.

Mas, o que é a entrada de documentos fiscais?

A entrada de documentos fiscais consiste no processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais (como NF-e e NFS-e, por exemplo) onde a empresa é destinatária da operação.

Nessa situação, a nota fiscal será emitida pelo fornecedor/prestador de serviço para reportar ao governo a realização de uma determinada operação, e caberá ao destinatário recepcionar e armazenar o documento fiscal. Atualmente a legislação brasileira prevê que os contribuintes realizem a guarda fiscal do arquivo eletrônico por um período de 5 anos.

Fora a parte as questões de armazenamento para garantir o compliance fiscal, é com base nesse documento eletrônico que muitas empresas realizam o lançamento dos dados da operação de compra em seus sistemas de gestão.

É esse ciclo que chamamos de “dar entrada no documento fiscal”.

Como posso simplificar a entrada dos meus documentos fiscais?

Embora estejamos no auge do que é conhecido por transformação digital, boa parte das empresas hoje ainda realizam esse processo de forma manual, alocando equipes para recepcionar os arquivos dos fornecedores (ou investir tempo cobrando aqueles fornecedores que não disponibilizaram), armazenar os arquivos em pastas, digitar os dados da nota fiscal, etc.

Além do alto custo operacional envolvido, esse modelo expõe a empresa a inconsistências – como por exemplo a digitação de alguma informação incorreta do documento fiscal, o que poderá ser identificado somente no momento da escrituração e trazer ainda mais retrabalho para as operações da empresa.

Outro erro comum das empresas é armazenar os arquivos eletrônicos dos documentos fiscais em locais vulneráveis e de difícil pesquisa, como pastas em computadores locais, ou até mesmo mantendo no próprio e-mail.

A boa notícia é que pode-se simplificar esse processo e diminuir drasticamente a alocação de equipes e os riscos envolvidos utilizando um sistema de gestão preparado.

Um ERP, além de facilitar a entrada dos documentos, também ajudam na prevenção de fraudes, como o lançamento de notas frias emitidas contra o CNPJ da empresa sem seu consentimento.

 

O que é ERP

 

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