ERP e a contabilidade: como garantir a integridade dos registros contábeis

set 28, 2021

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Desde a popularização, a partir dos anos 2000, os ERP entraram no dia a dia das empresas e se tornaram imprescindíveis para quem quer ter um mínimo de qualidade em sua gestão.

Mas escolher e implantar um ERP é sempre um processo difícil e, via de regras, as áreas de negócio não dão a devida atenção para este processo. Infelizmente, o segredo do sucesso está justamente no processo de escolha e de implantação pois é justamente nessa fase que se definirá o quanto esse produto gerará de benefício no dia a dia da organização.

Dentre as áreas que não costumam dar a devida atenção a este processo, infelizmente a contabilidade está entre elas. E é justamente essa área a mais beneficiada por um processo bem feito de escolha e implantação de um ERP.

O ERP é justamente a ferramenta que vai integrar toda a operação e todas as transações do dia a dia e, como consequência, vai registrar tudo na contabilidade.

Então vamos a alguns pontos importante que ajudam a maximizar os resultados do investimento na implantação de ERP:

 

 

Processo de escolha de um ERP

Passo 1: Defina o que você espera do ERP

Na parte operacional você pode penar nos seguintes pontos:

  • Como eu quero que meus processos sejam executados?
  • Como que quero que o sistema audite minhas transações?
  • Como eu quero que meus relatórios funcionem?
  • Como eu quero que meus usuários acessem o sistema?
  • Como eu quero enxergar os custos da organização?

 Na parte estratégica você pode pensar nos seguintes pontos:

  • Quais benefícios esse ERP tem que trazer para minha empresa?
  • Quais problemas que temos hoje que o ERP precisa resolver?
  • Quais custos esse ERP deverá reduzir e em quantos por cento?
  • Quanto de produtividade esse ERP tem que gerar na organização?

Ter uma visão clara do que você precisa vai te ajudar a mensurar, no futuro, se o investimento feito no ERP compensou, caso contrário você estará pagando para automatizar tarefas e perderá todo o potencial de benefícios que a ferramenta pode gerar.

 

 

Passo 2: Crie um método objetivo de avaliação

Pense numa pontuação objetiva

O método criado deve ser objetivo e baseado em pontuação, que será dada por representantes das áreas envolvidas a partir de demonstrações feitas. Seu ranking de pontuação pode ser a seguinte:

0 – Não atende esse quesito

1 – Atende parcialmente esse quesito

2 – Atende integralmente esse quesito

3 – Supera as expectativas desse quesito

Dessa forma, você terá uma pontuação para cada um dos quesitos elencados

Crie grupos de quesitos

Criar grupos de quesitos é importante para elencar onde o sistema é forte e onde o sistema é fraco. Veja o exemplo de grupos de quesitos:

1 – Infraestrutura

2 – Segurança do sistema

3 – Auditoria do sistema

4 – Usabilidade das telas

Uma vez definido todos os itens a serem validados, uma função importante é definir o peso de cada item. Alguns itens vão ser mais importantes que outros para a organização e os pesos servem justamente para definir o grau de importância.

Definido tudo isso você está pronto para a próxima fase.

Passo 3: Validação das opções

Para participar da apresentação escolha pessoas chaves das diversas áreas que vão ser impactadas pelo ERP: Contas a pagar, a receber, tesouraria, estoque, compras, etc. Estas pessoas devem ter um bom domínio da operação no dia a dia.

Assim que a apresentação finalizar, revise todas as pontuações dadas por cada um dos participantes com objetivo de chegar a um consenso sobre qual a pontuação deverá ser dada para cada um dos itens.

 

Fonte: Contábeis 

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